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Regresso ao trabalho sem stress: Kaizen e Feng Shui

O regresso ao trabalho é, na maioria dos casos, o regresso ao escritório. E por isso, para que seja um regresso ao trabalho com energia, organizar o escritório torna-se crucial. Neste artigo apresentamos algumas dicas soltas para tornar o regresso à rotina mais agradável e exploramos alguns modelos de organização de espaço e processos mais utilizados.

Um dos primeiros passos para garantir um regresso ao trabalho sem stress e o mais suave possível é criar um ambiente convidativo no escritório. Eis algumas dicas simples para aumentar a sensação de bem estar e produtividade:

  • Arrume a secretária. E garanta que a consegue manter assim, dia após dia. Nada como começar todos os dias a jornada de trabalho num ambiente organizado;
  • Organização é a melhor amiga do escritório. Cada um deve organizar-se da forma que for melhor para si. Encontre uma lógica na arrumação dos documentos, dossiers e livros: ordem alfabética, ordem cronológica, ordem de importância. Recorrer a etiquetas descritivas pode ajudar.
  • Renove o material de escritório. Sem desperdícios, claro, nem gastos desnecessários. Mas a sensação de estreia de algum material pode reforçar a motivação de recomeço, muito positiva para a maioria das pessoas.
  • Privilegie a luz natural. Se mudar a disposição do escritório, posicione os móveis e, em especial, a secretária, de forma a aproveitar o máximo de luz natural possível. Esta é uma das melhores e mais conhecidas dicas para aumentar a sensação de bem estar e produtividade no escritório.
  • Ordene os cabos. Os “cable box” são dos objetos mais adorados em escritórios com muita tecnologia. Evitam um emaranhado de cabos e mantém a organização dos mesmos.
  • Limpeza e reorganização frequente. Todas as sextas-feiras ou de 15 em 15 dias limpe e coloque ordem no escritório. Recomeçar à segunda-feira será muito mais fácil.

Métodos de organização no regresso ao trabalho:

1. Kaizen

Em japonês: kai = mudar + zen = melhor. Este é um método que teve origem na gestão do grupo Toyota e atualmente está aplicado em dezenas de países e milhares de empresas. Esta metodologia tem como principais objetivos:

  • Aumento de produtividade;
  • Rentabilização e motivação de recursos;
  • Eliminação de desperdícios;
  • Redução de tempos de produção;
  • Otimização de equipamentos.

O método Kaizen é muito conhecido pela sua aplicação na gestão de empresas, em larga escala. No entanto, facilmente pode adaptar alguns dos seus princípios ao seu escritório, de forma individual:

  • Planeie o dia de trabalho. Planear o dia de trabalho para o cálculo de recursos necessários é um dos princípios Kaizen. Aplique-o à sua realidade, com o planeamento realista do seu dia de trabalho: o tempo que precisará de despender em cada tarefa e recursos que terá que utilizar para as concretizar;
  • Automatize processos. Se houver alguma tarefa que possa automatizar com a ajuda de uma aplicação, por exemplo, faça-o. Analise as tarefas que poderiam ser geridas desta forma e procure uma solução tecnológica correspondente;
  • Evite desperdícios. Materiais e de tempo. A reutilização de papel é uma das formas mais conhecidas de evitar o desperdício nos escritórios. Mas certamente que, depois de uma análise mais rigorosa, encontrará outras formas de poupar materiais e tempo.

2. Feng Shui

Também de origem oriental, o Feng Shui é um método de organização de espaços, que tem como objetivo a conquista da harmonia e equilíbrio. Aplicado no escritório, este método permite a criação de um ambiente tranquilo e criativo.

Eis algumas dicas para adaptar com sucesso o seu escritório à metodologia Feng Shui:

  • Prefira a madeira. Sendo um material natural e confortável, pela sua cor e textura, a madeira tem a capacidade de transmitir calma. Por essa razão, deve ser incluída no espaço do escritório;
  • Vermelho e amarelo são duas cores que devem marcar presença. Tem propriedades estimulantes, que resultam numa maior concentração e criatividade;
  • A posição é importante. Já que vai passar tantas horas no escritório, procure estar o mais confortável possível. Deve considerar uma cadeira bem almofadada e com braços, por exemplo.
  • Cada coisa no seu lugar. Seja o seu escritório num local próprio ou em sua casa, evite ao máximo misturar assuntos pessoais e profissionais. Isto aplica-se na organização de documentos, no tempo que dedica a uma conversa com um familiar ou a um colega de trabalho ou mesmo aos meios de comunicação. Idealmente, deve ter um contacto pessoal e um profissional.
  • De caras para a luz. Oriente a sua secretária para a maior janela que tiver no compartimento, de forma a aproveitar ao máximo a luz natural. Utilize cortinados de tons claros, para regular a entrada de luz ao longo do dia.

Agora que já conhece alguma respostas para a inquietação de como ter um bom regresso ao trabalho, respire fundo… E coloque-as em prática. Com calma e sentido de organização tudo vai correr pelo melhor e o seu regresso ao trabalho sem stress vai ser bem sucedido!

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