5 Passos para organizar eventos de sucesso

As empresas apostam cada vez mais na celebração de vitórias – quer seja devido à conquista de novos clientes, ao lançamento de novos produtos ou serviços ou para comemorar épocas festivas, como o Natal ou o aniversário da marca. Para além disso, muitos negócios crescem com base na relação com os clientes e, desta forma, torna-se essencial promover eventos que permitam atrair o público-alvo. Por isso, organizar eventos deve ser uma prática comum em empresas.

 

Apesar de parecer fácil, planear um evento implica muitos pormenores. Está a pensar organizar uma festa? Não perca as 5 dicas que lhe apresentamos de seguida e seja um anfitrião de sucesso!

 

1. Defina o motivo da festa

 

Tal como referimos inicialmente, existem inúmeros motivos para organizar um evento e, consequentemente, também existem inúmeras possibilidades de públicos-alvo – os seus convidados podem ser internos, externos ou ambos!

Se está a organizar uma festa para os seus colaboradores, o seu principal objetivo será criar um ambiente de convívio e união. Desta forma, para além de promover bom ambiente na equipa, estará a valorizar os recursos humanos da sua empresa – algo muito benéfico, já que inúmeros estudos demonstram que funcionários felizes e motivados aumentam a produtividade da empresa!

Se pretende organizar um evento para clientes, fornecedores ou possíveis investidores, o objetivo será muito diferente: o importante será partilhar o máximo de informação sobre o negócio, apresentando as vantagens que o distinguem dos concorrentes. Assim, estará a transmitir confiança, credibilidade e profissionalismo e conseguirá fortalecer a sua rede de contactos profissionais.

Dica 1: O primeiro fator a definir é a razão pela qual está a organizar o evento, para que depois possa planeá-lo de acordo com os seus objetivos.

 

 

2. Faça uma lista

 

Anote tudo o que precisa fazer e inclua prazos. Desta forma, será mais fácil focar-se no que realmente interessa. Na sua lista deve incluir elementos como os convidados, a data, a hora, o local, a temática, o tipo de roupa que os convidados devem utilizar (dress code), entre outros detalhes que podem ser relevantes para que o evento decorra de acordo com o planeado.

Uma lista é extremamente útil para que não se esqueça de nenhum detalhe importante!

Relembramos que o público tem elevada influência em grande parte dos elementos. Por exemplo, se está a organizar um evento para os colaboradores, sugerimos que faça a festa próximo da empresa. Desta forma, todos os participantes conhecem o local e dificilmente chegarão atrasados.

Outra dica importante é sobre a data do evento: evite os dias úteis, à exceção da sexta-feira à noite. O fato de ser durante a semana pode causar alguns transtornos – como por exemplo, os convidados não comparecerem ou não poderem disfrutar do evento em questão, tendo em conta que precisam acordar cedo no dia seguinte para ir trabalhar. A última coisa que se pretende é realizar um grande investimento e depois ninguém usufruir do evento. Esta questão remete para um outro tema – espreite a dica número 3!

 

 

3. Defina um orçamento

 

O seu orçamento é a base de toda a produção e organização do seu evento. O budget é um dos aspetos-chave para definir o local, a ementa e até mesmo o número de convidados. O seu orçamento terá influência em todas as suas decisões, por isso, defina-o o quanto antes. Desta forma terá controlo total sobre o que pode ou não gastar e não terá motivos para “perder a cabeça”.

 

 

4. Anuncie o seu evento aos convidados

 

Depois de definir os elementos fundamentais para organizar o seu evento, poderá informar os convidados! Como? Existem inúmeras possibilidades!

 

  • Envie um Save the Date – Este produto costuma ser muito utilizado em casamentos e tem como objetivo pedir aos convidados que “reservem” a data do grande dia. No entanto, ultimamente os Save the Date tem sido cada vez mais utilizado por empresas, uma vez que é uma maneira original e divertida de avisar as pessoas sobre um evento.
  • Entregue Convites – Neste caso, opte por enviar convites personalizados. Desta forma serão únicos e terão tudo a ver com a festa. Pode complementar a sua comunicação com envelopes personalizados e com a utilização de carimbos para dar um toque de profissionalismo e credibilidade à sua empresa.
  • Envie um e-mail – Se o evento se destina aos colaboradores, uma alternativa será utilizar o e-mail. Este tipo de comunicação funciona muito bem, uma vez que é prática para comunicações internas.

 

 

5. Não se esqueça dos Cartões de Agradecimento

 

O seu evento já decorreu? Então está na hora de agradecer aos participantes! Poderá personalizar o seu cartão de agradecimento adicionando uma foto de grupo com todos os convidados. Quando receberem este cartão, para além de se sentirem especiais, os seus convidados ficarão com uma ótima impressão da sua empresa.

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